Управление протокола и организационного обеспечения

Функциями управления протокола и организационного обеспечения

Администрации Главы Республики Карелия являются:

1) разработка проектов нормативных правовых и правовых актов Республики Карелия, Администрации по вопросам, находящимся в компетенции управления;

2) подготовка справочных, информационных, аналитических, инструктивных, методических, отчетных и иных материалов и документов, отнесенных к компетенции управления;

3) протокольно-организационное обеспечение заседаний Правительства Республики Карелия;

4) еженедельный мониторинг основных плановых мероприятий с участием Главы Республики Карелия, членов Правительства Республики Карелия;

5) формирование плана мероприятий с участием Главы Республики Карелия, членов Правительства, руководителей органов исполнительной власти Республики Карелия на очередной месяц, контроль за выполнением плана;

6) формирование годового плана мероприятий с участием Главы Республики Карелия, членов Правительства Республики Карелия, руководителей органов исполнительной власти Республики Карелия, контроль за выполнением плана;

7) подготовка и согласование перечня общереспубликанских мероприятий на планируемый год;

8) координация работы и оказание консультативной помощи органам государственной власти Республики Карелия, органам местного самоуправления муниципальных образований в Республике Карелия, организациям по использованию протокольных атрибутов и государственной символики Российской Федерации и Республики Карелия на мероприятиях с участием Главы Республики Карелия;

9) подготовка, протокольное и организационное обеспечение мероприятий общереспубликанского значения, мероприятий, посвященных знаменательным датам и памятным событиям истории Российской Федерации и Республики Карелия;

10) подготовка по представлению органов исполнительной власти Республики Карелия информационных материалов к совещаниям, рабочим встречам, мероприятиям с участием Главы Республики Карелия;

11) координация деятельности подразделений Администрации и органов исполнительной власти Республики Карелия, принимающих участие в подготовке и проведении мероприятий, проводимых Главой Республики Карелия;

12) подготовка и организационное обеспечение рабочих поездок Главы Республики Карелия в городские округа и муниципальные районы Республики Карелия, а именно: разработка и согласование программы, сбор, контроль, проверка полноты и качества предоставленной справочной информации, материалов, определение состава участников от органов исполнительной власти Республики Карелия и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в республике;

13) подготовка, протокольное и организационное обеспечение официальных и рабочих визитов в Республику Карелия делегаций федерального уровня, регионов Российской Федерации, других российских делегаций и отдельных официальных лиц;

14) разработка во взаимодействии с заинтересованными органами исполнительной власти республики программ визитов в Республику Карелия делегаций федерального уровня, регионов Российской Федерации, других российских делегаций и отдельных официальных лиц, согласование с вышестоящим руководством, координация деятельности по выполнению этих программ;

15) организация приема и обслуживание делегаций и отдельных официальных лиц, прибывающих в Республику Карелия в качестве гостей по приглашению Главы Республики Карелия;

16) организационное обеспечение работы совещательных, консультативных и иных рабочих органов, образованных при Главе Республики Карелия, Правительстве Республики Карелия, курируемых Администрацией;

17) информирование в пределах компетенции управления заинтересованных органов исполнительной власти республики, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в республике, депутатов Законодательного Собрания Республики Карелия, органов местного самоуправления, организаций и отдельных должностных лиц о характере предстоящих мероприятий;

18) взаимодействие с Центральной избирательной комиссией Республики Карелия в пределах компетенции управления в рамках законодательства (в том числе подготовка сведений о численности избирателей, участников референдума, зарегистрированных на территории республики, для направления их в Центральную избирательную комиссию Российской Федерации);

19) подготовка графиков дежурства руководителей органов исполнительной власти Республики Карелия и Администрации в праздничные и выходные дни;

20) паспортно-визовое обеспечение зарубежных поездок Главы Республики Карелия;

21) ежегодное формирование электронной базы данных памятных и юбилейных дат в Республике Карелия;

22) материально-техническое, организационное обеспечение деятельности Главы Республики Карелия, первого заместителя Главы Республики Карелия и заместителей Главы Республики Карелия, иных членов Правительства Республики Карелия, на которых не возложено исполнение обязанностей руководителя органа исполнительной власти Республики Карелия, лиц, назначаемых на должности государственной гражданской службы Республики Карелия и освобождаемых от указанных должностей Главой Республики Карелия, за исключением государственных гражданских служащих – руководителей органов государственной власти Республики Карелия;

23) планирование распределения залов заседаний для проведения мероприятий в здании Администрации;

24) учет имущества, находящегося на балансе Администрации;

25) рассмотрение обращений органов государственной власти Российской Федерации, государственных органов Республики Карелия, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Карелия, организаций, граждан по вопросам, отнесенным к компетенции управления, подготовка ответов, заключений;

26) организация осуществления закупок товаров, работ, услуг для нужд Администрации в порядке, установленном Федеральным законом от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и нормативными правовыми актами Республики Карелия;

27) проведение ведомственного контроля за соблюдением законодательства о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг в отношении заказчиков, находящихся в ведении Администрации;

28) организация работы по размещению на Официальном интернет-портале Республики Карелия, на сайте Администрации информации о деятельности Администрации в пределах компетенции управления;

29) проведение экспертизы ценности, оформления, хранения и подготовки к сдаче в архив документов управления, включая дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

30) выполнение функций, связанных с получением отдельными категориями лиц подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей, в соответствии с приказом Администрации, регулирующим связанные с этим правоотношения;

31) согласование, визирование, подготовка заключений, внесение предложений и замечаний по документам и поручениям, содержащим вопросы, относящиеся к компетенции управления;

32) обеспечение ведения делопроизводства в управлении в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и Инструкцией по делопроизводству в Администрации;

33) выполнение иных функций, относящихся к сфере деятельности управления и возложенных на него в соответствии с нормативным правовым или правовым актом.